コピー機などに搭載されている「adf」の便利さ

コピー機1

今やどこのオフィスにもおいてあり、プリンターやスキャナー機能を得ることで事務作業には欠かせないコピー機。参考リンク>コピー機|OAランド

そのコピー機に標準搭載されているもの、それが「adf」です。といってもその「adf」ってなんのことをいっているのでしょう?どうして「adf」はコピー機に付いているのでしょうか?そして「adf」というのはコピー機だけについてくるものなのでしょうか?そんな疑問にお答えします。

そもそも「adf」って何?

adf(「ADF」と大文字で書かれる方が多いですね)は「自動原稿送り機能」のことです。英語では"Auto Document Feeder"。

文字通り原稿をセットしてadfを起動すると自動的に原稿を読み取ってくれる便利機能です。

と書くと、「なんだ、あれのことか」と気づかれた方もいるかもしれませんね。そう、大きなコピー機の一番上にあるトレーに原稿を乗せて、コピーボタンを押すと勝手に原稿が吸い込まれていってどんどんコピーされていきますよね。

このときに原稿を吸い込んで読み込んでいる機能がadfです。勝手に原稿を吸い込むことをかたい言葉で「自動原稿送り」と呼んでいるんです。

一枚ずつコピーしたほうが楽だよね?

コピー機を使うときにadfを使わないでコピーするとします。まずコピーしたい紙をコピー機の読み取り面にセットしますね。そしてコピーボタンを押します。するとコピー機が原稿を読み取ってコピーを開始します。たったこれだけですよ、adfなんて使わなくても簡単ですね!(ちなみにほぼ全てのコピー機には原稿を閉じるフタがありますが、別にフタを閉めなくてもコピー自体はちゃんとされます)

ですが「簡単」なのは1枚や2枚といったちょっとだけコピーしたい時だけです。オフィスでは何十枚、何百枚といった文書をコピーすることなんて珍しくありません。会社内で会議などで配布する書類がペラ1枚で済むなんてこと、滅多にないです。

業務報告や各種グラフ、表をA4用紙1枚に全てまとめるなんてことしたら、それこそ字が小さくなったりして読みにくいと苦情が来るでしょうね。だから書類の束になるのは当たり前。こんなときに1枚1枚手で原稿を置いてコピーしていくとどうなることでしょう。

1枚原稿をコピーしたら次の原稿に換えてまたコピー。それが終わったらまた次の原稿。これを何十枚も繰り返さなければなりません。こんなことをしていたら、それこそ1日がコピー作業だけで終わってしまいます。苦労する割にはほとんど何も仕事ができていないです。

しかも問題はコピーの手間だけではありません。

コピーしたものを並べなおすのは大変……

複数の文書をコピーするときは、配布するときに各人に必要な書類が必要なだけわたるように1セットの文書を1部としてまとめます。こうすることで参加者にすばやく必要な書類をもれなく渡すことができます。手で一枚ずつコピーした場合、1部を作るのが大変な作業になります。

参加者に必要な書類を1つずつピックアップしていってまとめていかなければなりません。少人数に作業させるにはあまりにも負担が大きな作業です。会議では参加者が入室する際に「会議で使用するので資料を一枚ずつ取ってください」とアナウンスされていることがあります。

これは資料を1セット作らずに各人が必要な資料をピックアップしてもらうという方法です。確かに、これだと事前に並べ直しするよりはるかに楽ですね。ですがこの方法にも問題があります。参加者が思い思いに資料を取ってもらうと別の参加者の邪魔になります。なので参加者は順番に並んで資料を取っていってもらいます。また資料の取り忘れがあったら、また列に戻って撮り直ししてもらわなければなりません。(割り込んでもいい場合もありますが、他の人の邪魔になります)

そしてこの方法は参加者が多くなるほど弊害がでてきます。並ぶ人が多いと最後尾の人が書類を取る時間は遅くなります。順調に進んだとしても、全ての人が資料を手にしないと会議ははじめられません。つまり会議の開始が遅れ、多くの人のスケジュールに影響を与えることになるのです。

adfはこれらの問題を解決します!しかもおまけつき

こうした2つの問題は全てadfで解決します。コピー機によってはさらにおまけがつきます。まずadfはその名前の通り「自動原稿送り」ですので、一枚ずつコピーする必要はありません。

原稿の束を読み込みトレーにドンと置いてコピーボタンをポチっと押すだけ。

これだけでadfはすべての原稿を読み終えるまで勝手に動き続けます。さすがにドンと置くとadfやコピー機が故障するかもしれませんので優しく置いたほうがいいですが。さらに現在のコピー機には読み込んだデータを一時的に保存するメモリー機能がついているので、すべての原稿を読み込んだ後、1セットの文書として1部ずつコピーできます(「ソーター」と呼ばれます)。

この機能がついていると、後で並べ直しする手間がなくなります。さらに便利な機能があります。今のコピー機のadfは原稿の両面を自動的に読み取る機能がついているものがほとんどになっています。これにより無駄な紙を減らすことができるようになります。

また高価なコピー機では自動ステーブラー機能、いわゆる「ホッチキス止め」ができるものがあります。コピー機に両面印刷機能があれば部数ごとにホッチキス止めできたり、簡単な製本が自動でできたりしちゃいます。adfの調子が悪い時にはコピーする原稿が詰まったりしてしまうこともありますが、それを考慮してもadfを使わないよりもはるかにコピー作業が速くなり、オフィスでの業務効率が向上するのに役立つのです。

高いコピー機にしかついていないの?

ところでadfはオフィスにある大きなコピー機だけについているのでしょうか。あまり見たことがない……なんてことはありませんか?実は家庭用の電化製品にもadfがついているものがあります。一番置いていそうなもの、それはパソコン用にある複合機です。

複合機はプリンターとスキャナー機能を併せ持ったパソコンの周辺機器。かつてのプリンター単体機を置き換える形で普及しました。ペーパーレスになりつつある昨今ですが、年末年始の年賀状にはいまだ欠かせない商品です。

そんな複合機ですが、現在1万円ほどの販売されている商品にadf機能を搭載するものが登場しています。これらにはFAX機能がついているものが多いことから、ニーズとして求められていた結果だったのかもしれません。

またスキャナーの中でも高価な商品にはオプションでadf装置を付けられるものがあります。実は筆者もadf装置付きのスキャナーを利用しています。私的な利用ですが、使うとなったらやはり便利な機能ですよ。